So behältst du den Überblick über deine monatlichen Fixkosten

Einleitung

Während die Kosten für Lebenshaltung und Praxisbetrieb aktuell stetig steigen, die Honorare jedoch weitgehend stagnieren, ist es für uns Ärztinnen und Ärzte unerlässlich, einen guten Überblick über unsere Finanzen zu haben. Hier kommt den Fixkosten eine besondere Rolle zu - also jenen regelmäßigen Ausgaben, die wir jeden Monat zu tragen haben, sowohl privat als auch in der Praxis.

Die Kontrolle über diese Kosten zu behalten ist dabei nicht nur nur eine Frage der Disziplin, sondern mit Blick auf die Zukunft auch eine der beruflichen und persönlichen Freiheit. Je geringer deine Fixkosten sind, desto schneller kannst du Vermögen aufbauen.

Viele von uns haben Schwierigkeiten, wenn es darum geht, die eigenen Finanzen effektiv zu managen. Steigende Mieten, Energiekosten und Personalausgaben können schnell überwältigend erscheinen und es ist verlockend, einfach mehr und länger zu arbeiten, um die steigenden Kosten auszugleichen. In diesem Artikel erfährst du, wie du einen klaren Überblick über deine Fixkosten bekommst und wie du diese nachhaltig reduzierst.

1. Was sind Fixkosten?

Fixkosten sind regelmäßige Ausgaben, die unabhängig von unserer beruflichen Aktivität oder dem Lebensstil anfallen. Sie sind vorhersehbar und wiederholen sich in festgelegten Intervallen, meist monatlich. Im privaten Bereich zählen dazu Ausgaben wie die Miete oder Hypothekenzahlungen für das eigene Zuhause, Versicherungen (z.B. Haftpflicht- oder Krankenversicherung) und Abonnements z.B. für Streaming-Dienste oder das Fitnessstudio. Diese Fixkosten sind in der Regel unumgänglich, um einen gewissen Lebensstandard zu erhalten.

In unserem beruflichen Alltag begegnen uns Fixkosten in Form von Praxismiete, Geräteleasing, Gehältern für das Praxispersonal, spezielle Versicherungen (wie z.B. die Berufshaftpflichtversicherung) und Lizenzgebühren für Fachsoftware oder -literatur. Diese Kosten sind essenziell für den reibungslosen Betrieb unserer Praxis und die Erbringung hochwertiger Patientenversorgung.

Es gibt jedoch auch Fixkosten, die durch sorgfältige Planung und Überlegung potenziell reduziert oder sogar vermieden werden können. Zu diesen vermeidbaren Fixkosten könnten beispielsweise teure Abonnements zählen, die selten genutzt werden oder überteuerte Versicherungspakete, die mehr abdecken, als tatsächlich benötigt wird.

Der Schlüssel liegt darin, regelmäßig eine kritische Überprüfung der eigenen Ausgaben vorzunehmen, um zu entscheiden, welche Fixkosten unvermeidlich sind und wo Einsparpotenziale bestehen.

2. Fixkosten ermitteln

Die Erfassung deiner Fixkosten ist der erste Schritt zu einer besseren finanziellen Übersicht und Kontrolle – sowohl im privaten als auch im beruflichen Bereich. Ein strukturierter Ansatz hilft dir, den Überblick zu behalten und fundierte Entscheidungen über mögliche Einsparungen oder notwendige Anpassungen zu treffen. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:

Schritt 1: Erstellung einer Fixkosten Liste

Beginne damit, eine Liste aller regelmäßigen Ausgaben zu erstellen. Teile sie in private und berufliche Kosten. Private Fixkosten umfassen z.B. Miete, Versicherungen und Abonnements. Berufliche Fixkosten beinhalten Praxismiete, Gehälter, Versicherungen für die Praxis und weitere laufende Kosten. Nutze dafür eine einfache Tabelle oder ein digitales Dokument.

Schritt 2: Einsatz von Finanzanalysetools

Es gibt eine Vielzahl an Tools und Apps, die speziell dafür entwickelt wurden, Finanzen effizient zu verwalten und den Überblick zu behalten. Apps wie Finanzguru* bieten umfassende Funktionen zur Budgetierung und Ausgabenverfolgung. Wenn du mit einer eigenen Praxis niedergelassen bist, kann zudem Software, die speziell auf die Verwaltung von Praxisfinanzen ausgerichtet ist, von großem Nutzen sein. Diese Tools ermöglichen eine detaillierte Erfassung und Analyse der beruflichen Ausgaben und helfen, den Überblick zu behalten.

Schritt 3: Regelmäßige Überprüfung der Fixkosten

Um sicherzustellen, dass deine Fixkosten nicht aus dem Ruder laufen, ist es wichtig, regelmäßige Überprüfungen durchzuführen. Setze dir dafür feste Termine – beispielsweise am Ende eines jeden Quartals. Nutze diese Gelegenheit, um deine Ausgaben zu überprüfen, Anpassungen vorzunehmen und nach Einsparpotenzialen zu suchen. Diese regelmäßigen Checks helfen nicht nur, unerwartete Ausgabensteigerungen frühzeitig zu erkennen, sondern auch, deine finanziellen Ziele im Blick zu behalten.

Tipps für die Praxis

• Nutze Kategorien, um deine Fixkosten zu gruppieren. Dies erleichtert die Analyse und Identifikation von Einsparpotenzialen.

• Nutze eine App, die deine Ausgaben automatisch erfasst und gruppiert. Mehr dazu findest du in unserem Vergleichs- und Empfehlungsportal.

Durch die konsequente Umsetzung dieser Schritte legst du den Grundstein für eine solide finanzielle Planung - sowohl privat als auch in der Praxis.

3. Fixkosten analysieren und reduzieren

Die Analyse und Optimierung der Fixkosten ist ein kontinuierlicher Prozess. Indem du deine Ausgaben regelmäßig unter die Lupe nimmst, kannst du Einsparpotenziale identifizieren und umsetzen. Hier sind einige effektive Methoden und Strategien zur Reduzierung deiner Fixkosten:

Methoden zur Analyse der Fixkosten

• Kategorisierung und Vergleich: Teile deine Fixkosten in Kategorien ein und vergleiche sie mit den Durchschnittskosten ähnlicher Praxen deiner Fachrichtung. Dies kann Aufschluss darüber geben, ob du überdurchschnittlich viel in bestimmten Bereichen ausgibst.

• Kosten-Nutzen-Analyse: Bewerte jeden Posten hinsichtlich seines Nutzens für deine Praxis oder dein Privatleben. Stelle fest, ob der finanzielle Aufwand den erzielten Nutzen rechtfertigt.

• Benchmarking: Vergleiche deine Kosten mit Branchenbenchmarks oder mit Kollegen. Dies kann dir helfen, Bereiche zu identifizieren, in denen du möglicherweise zu viel ausgibst.

Strategien zur Reduzierung von Fixkosten

• Verhandlung von Vertragskonditionen: Oft sind Anbieter bereit, bessere Konditionen anzubieten, um einen Kunden zu halten. Dies gilt für Mietverträge, Versicherungspolicen und Dienstleistungsabonnements. Ein direktes Gespräch kann dabei zu überraschenden Einsparungen führen.

• Konsolidierung von Diensten: Überprüfe, ob du durch die Bündelung von Diensten (z.B. Telefon, Internet und Softwarelizenzen) bei einem Anbieter sparen kannst. Viele Anbieter bieten Rabatte für Paketlösungen.

• Wechsel zu günstigeren Anbietern: Der Markt ist dynamisch, und oft gibt es günstigere Anbieter mit vergleichbarer Qualität. Regelmäßige Marktrecherchen können lohnenswerte Alternativen aufzeigen.

Fallbeispiel: Optimierung der Fixkosten in einer Praxis

Eine orthopädische GKV-Praxis stand vor dem Problem steigender Betriebskosten, insbesondere bei den Ausgaben für medizinische Geräte, Verbrauchsmaterialien und Softwarelizenzen. Durch eine detaillierte Analyse der Fixkosten identifizierte das Management mehrere Einsparpotenziale:

• Verhandlung mit Lieferanten: Das Team nahm Verhandlungen mit bestehenden Lieferanten auf und erreichte günstigere Konditionen für Verbrauchsmaterialien und Gerätewartungen.

• Wechsel der Software: Durch den Wechsel zu einer kosteneffizienteren Software für das Patientenmanagement konnten jährliche Einsparungen erzielt werden, ohne die Qualität der Patientenbetreuung zu beeinträchtigen.

• Energiekosten: Die Praxis investierte in energieeffiziente Beleuchtung und Geräte, was zu einer langfristigen Reduzierung der Energiekosten führte.

Dieses Beispiel zeigt, wie durch kritische Analyse, proaktive Verhandlungen und strategische Entscheidungen signifikante Einsparungen bei den Fixkosten erzielt werden können.

Indem du vergleichbare Methoden und Strategien anwendest, kannst du nicht nur deine Ausgaben optimieren, sondern auch die finanzielle Resilienz deiner Praxis stärken. Mehr zum Thema Sparpotenziale in der Arztpraxis findest du in diesem Blogartikel.

4. Unvorhergesehene Ausgaben und Notfallfonds

In einem Umfeld, das von ständigen politischen Änderungen im Gesundheitswesen geprägt ist, bieten Rücklagen und ein Notfallfonds ein gewisses finanzielles Sicherheitsnetz, das es uns ermöglicht, auf Herausforderungen effektiv zu reagieren, ohne unsere Praxis oder unseren Lebensstandard gefährden zu müssen.

Bedeutung von Rücklagen für unvorhergesehene Ausgaben

Unvorhergesehene Ausgaben können jederzeit auftreten – sei es durch plötzliche Reparaturen in der Praxis, unerwartete medizinische Geräteausfälle oder persönliche Notfälle. Ohne ausreichende Rücklagen können solche Ereignisse zu finanziellen Engpässen führen. Rücklagen bieten ein Polster, das es uns ermöglicht, diese Herausforderungen zu meistern, ohne in Schulden geraten zu müssen.

Tipps zum Aufbau eines Notfallfonds

• Beginne frühzeitig: Der Aufbau eines Notfallfonds sollte so früh wie möglich beginnen. Selbst kleine Beträge, die regelmäßig beiseitegelegt werden, summieren sich über die Zeit.

• Setze klare Ziele: Ein guter Richtwert für den privaten Bereich ist es, Rücklagen in Höhe von drei bis sechs Monatsausgaben anzustreben. Für die Praxis kann dieser Betrag variieren, abhängig von den betrieblichen Kosten und der Größe der Praxis.

• Trenne persönliche und berufliche Rücklagen: Um eine klare Übersicht zu bewahren, sollten persönliche und berufliche Rücklagen getrennt geführt werden. Dies vereinfacht das Management und die Zugänglichkeit im Bedarfsfall. Mehr zur Trennung von privaten und Praxisfinanzen findest du in diesem Blogartikel.

5. Flexible Finanzplanung

Eine flexible Finanzplanung ermöglicht es, sich schnell an Veränderungen im Gesundheitswesen oder in der eigenen Praxis anzupassen. Hierzu gehört, finanzielle Entscheidungen regelmäßig zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Die Flexibilität in der Finanzplanung beinhaltet:

• Regelmäßige Bewertung des Finanzplans: Mindestens einmal jährlich (besser quartalsweise) solltest du deine Finanzplanung überprüfen und an neue Gegebenheiten anpassen.

• Berücksichtigung von Veränderungen im Gesundheitswesen: Neue Gesetze, Richtlinien oder Technologien können Einfluss auf deine Praxisfinanzen haben. Du solltest dich regelmäßig über mögliche Änderungen informieren.

• Vorbereitung auf Schwankungen im Einkommen: Als niedergelassene Ärztin oder Arzt kann dein Einkommen variieren. Eine flexible Finanzplanung hilft dir, Schwankungen zu managen, ohne in finanzielle Schwierigkeiten zu geraten.

Durch den Aufbau eines Notfallfonds und die Bewahrung von Flexibilität in deiner Finanzplanung schaffst du eine solide Grundlage, um sowohl berufliche als auch private finanzielle Herausforderungen erfolgreich zu meistern.

6. Langfristige Strategien zur Fixkostenkontrolle

Die langfristige Kontrolle der Fixkosten spielt eine entscheidende Rolle für die finanzielle Sicherheit und Unabhängigkeit von Ärztinnen und Ärzten. Eine nachhaltige Strategie zur Fixkostenkontrolle ermöglicht eine größere finanzielle Flexibilität und Freiheit in der Zukunft. Hier sind einige Schlüsselaspekte zur Planung einer solchen langfristigen Strategie:

Bedeutung der regelmäßigen Überprüfung und Anpassung

Eine regelmäßige Überprüfung der Fixkosten ist essentiell, um sicherzustellen, dass diese Ausgaben weiterhin im Einklang mit den finanziellen Zielen und den Anforderungen der Praxis stehen. Marktbedingungen ändern sich, neue günstigere Anbieter treten auf, und die Bedürfnisse der Praxis entwickeln sich weiter. Durch das kontinuierliche Monitoring und die Anpassung der Fixkosten kann man sicherstellen, dass kein Geld unnötig ausgegeben wird und dass man auf Veränderungen proaktiv reagiert.

Integration in die langfristige Finanz- und Praxisplanung

Die Kontrolle der Fixkosten sollte ein integraler Bestandteil der gesamten Finanzplanung sein. Dies umfasst die Berücksichtigung von Fixkosten bei der Budgetierung, bei Investitionsentscheidungen und bei der Planung von Erweiterungen oder anderen großen Projekten. Eine solide Planung hilft dabei, Überraschungen zu vermeiden und gewährleistet, dass die finanziellen Ressourcen effektiv eingesetzt werden.

7. Vorteile einer nachhaltigen Fixkostenstrategie

Eine nachhaltige Strategie im Hinblick auf die Kontrolle deiner Fixkosten führt zu mehreren Vorteilen:

• Finanzielle Stabilität: Durch das proaktive Management der Fixkosten wird das Risiko finanzieller Engpässe reduziert, was zu einer insgesamt stabileren finanziellen Situation führt.

• Mehr Spielraum für Investitionen: Einsparungen bei den Fixkosten können für andere wichtige Investitionen genutzt werden, sei es in die eigene Fortbildung, in die Praxisausstattung oder in die Mitarbeiterentwicklung.

• Erhöhte finanzielle Unabhängigkeit: Langfristig führt eine effektive Fixkostenkontrolle zu einer größeren finanziellen Unabhängigkeit, da man weniger abhängig von externen Finanzierungsquellen ist und mehr Mittel für die eigene Zukunftssicherung zur Verfügung hat.

Indem du als Ärztin oder Arzt diese langfristigen Strategien verfolgst, kannst du deine finanzielle Gesundheit nachhaltig verbessern und gleichzeitig den Grundstein für eine erfolgreiche und prosperierende Praxis legen.

Fazit

Durch die Erfassung, Analyse und Optimierung deiner fixen Kosten, gepaart mit dem Aufbau eines Notfallfonds und der Integration in die langfristige Finanzplanung, legst du den Grundstein für finanzielle Stabilität und Unabhängigkeit.

Dieser Prozess ermöglicht es dir nicht nur, auf Veränderungen adäquat zu reagieren, sondern schafft auch Spielraum für zukünftige Investitionen und persönliches Wachstum. Eine effektive Kontrolle der Fixkosten führt zu einer soliden finanziellen Basis, auf der du sowohl deine beruflichen als auch privaten Träume verwirklichen kannst.