IT-Sicherheit in der Arztpraxis: Das solltest du beachten

Einleitung

In einer Ära, in der die Digitalisierung in nahezu jedem Lebensbereich Einzug hält, ist auch die moderne Arztpraxis keine Ausnahme mehr. Die elektronische Patientenakte, Online-Terminbuchungen und digitale Kommunikation sind in vielen Praxen längst zum Standard geworden.

Doch mit all diesen Fortschritten rückt ein Aspekt immer stärker in den Fokus: Cybersicherheit. Vielleicht denkst du jetzt: "In meiner kleinen Praxis kann das doch nicht so wichtig sein." Aber genau hier liegt der Trugschluss. Die Vernachlässigung der IT-Sicherheit kann gravierende Folgen haben, sowohl für die Privatsphäre deiner Patienten als auch für das Ansehen und den wirtschaftlichen Erfolg deiner Praxis.

Ein Sicherheitsleck, ein verlorener Datensatz oder ein Hackerangriff können das Vertrauen, das du über Jahre aufgebaut hast, in Sekundenschnelle zerstören. Deshalb ist es von essentieller Bedeutung, dass du als Arzt oder Ärztin dieses Thema ernst nimmst und dich adäquat auf mögliche Cyberangriffe vorbereitest. In diesem Artikel erklären wir dir, was du beachten solltest.

1. Warum ist IT-Sicherheit in der Arztpraxis so wichtig?

Stell dir vor, du sitzt in deinem Behandlungszimmer und bereitest dich auf den nächsten Patienten vor. Plötzlich poppt auf deinem Computerbildschirm eine Nachricht auf: "Deine Daten wurden gehackt. Zahle Summe X, um sie zurückzubekommen." Ein Albtraum, oder? Hier sind die Hauptgründe, warum Cybersicherheit in der Arztpraxis so entscheidend ist.

• Datenschutz: Als Arzt oder Ärztin bist du verpflichtet, die Daten deiner Patienten vertraulich zu behandeln. Jeder Verstoß gegen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) kann nicht nur zu empfindlichen Strafen führen, sondern auch das Vertrauen deiner Patienten erschüttern. Patientendaten sind mehr als nur Namen und Adressen. Es sind vertrauliche Details aus dem Leben eines Menschen, die unter keinen Umständen in falsche Hände geraten dürfen.

• Finanzielle Risiken: Ein Cyberangriff kann teuer werden. Lösegeldforderungen, Strafen, Kosten für IT-Experten zur Behebung des Problems und mögliche Betriebsunterbrechnungen – das kann sich schnell summieren. Gerade in einer Zeit, in der viele Praxen wirtschaftlich ohnehin schon herausgefordert sind, ist dies ein Risiko, das du nicht unterschätzen solltest.

• Vertrauen bewahren: Das Vertrauen zwischen Arzt und Patient ist heilig. Ein Cyberangriff, bei dem Patientendaten kompromittiert werden, kann dieses Vertrauen nachhaltig beschädigen. Ein solcher Vorfall kann Patienten verunsichern und sie dazu bewegen, deine Praxis nicht mehr aufzusuchen.

In Anbetracht dieser Aspekte wird deutlich, wie wichtig es ist, proaktiv zu handeln und deine Praxis sattelfest gegen Cyberangriffe zu machen.

2. Gefahrenquellen erkennen

Wir bewegen uns in einer digitalen Welt, in der nicht nur Chancen, sondern auch Risiken lauern. Um deine Arztpraxis effektiv zu schützen, musst du zuerst die Gefahren kennen. Lass uns einen Blick auf die häufigsten Gefahrenquellen werfen:

• Phishing-E-Mails und -Nachrichten: Vielleicht hast du schon einmal eine E-Mail erhalten, die scheinbar von einer vertrauenswürdigen Quelle stammt, dich aber auffordert, auf einen Link zu klicken oder persönliche Daten einzugeben. Diese Täuschungsversuche sind oft schwer zu erkennen, weil sie sehr authentisch wirken können. Besonders gefährlich: E-Mails, die vorgeben, von Krankenkassen, Fachverbänden oder Softwareanbietern für Praxisverwaltung zu kommen. Ein einziger Klick kann ausreichen, um Schadsoftware auf deinen Praxiscomputer zu schleusen.

• Externe Geräte wie USB-Sticks: Ein kleiner USB-Stick kann eine große Gefahr darstellen. Wenn ein Mitarbeiter oder du selbst einen infizierten Stick an einen Praxiscomputer anschließt, kann das gesamte System in Gefahr geraten. Daher ist es ratsam, den Gebrauch von externen Geräten in der Praxis strikt zu reglementieren.

• Unsichere Websites und Software-Downloads: Nicht jede Website im Internet ist sicher. Ein Besuch auf einer kompromittierten Seite oder das Herunterladen von Software aus unbekannten Quellen kann Malware oder Viren auf deinem Computer installieren. Achte darauf, nur Software von vertrauenswürdigen Anbietern zu verwenden und Websites kritisch zu hinterfragen, insbesondere wenn es um medizinische Datenbanken oder Fachliteratur geht.

• Schwachstellen in der Praxis-IT-Infrastruktur: Veraltete Software, nicht aktualisierte Betriebssysteme oder fehlende Firewall-Schutzmaßnahmen sind wie offene Türen für Cyberkriminelle. Regelmäßige Wartungen und Updates sind unerlässlich, um Sicherheitslücken zu schließen. Und denke immer daran: Ein schwaches Glied in deinem IT-System – sei es ein alter Router oder ein nicht geschütztes Tablet – kann das gesamte System gefährden.

Indem du diese Gefahrenquellen kennst und proaktiv Maßnahmen ergreifst, legst du den Grundstein für eine widerstandsfähige IT-Infrastruktur.

3. Grundlegende Sicherheitsmaßnahmen

Du weißt nun, welche Gefahren lauern, aber wie kannst du dich und deine Praxis effektiv schützen? Hier sind einige grundlegende Sicherheitsmaßnahmen, die jeder Arzt und jede Ärztin in Deutschland befolgen sollte:

• Passwortrichtlinien und sichere Authentifizierungsverfahren: Stell dir Passwörter (beispielsweise für deinen Router) wie einen Generalschlüssel zu deiner Praxis vor. Würdest du einen einfachen, leicht zu kopierenden Schlüssel verwenden? Wahrscheinlich nicht. Deine Passwörter sollten komplex sein und regelmäßig geändert werden. Verwende eine Kombination aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen. Überlege auch, ob eine Zwei-Faktor-Authentifizierung sinnvoll wäre, bei der du neben dem Passwort noch eine zweite Bestätigung (z.B. einen Code, der per SMS gesendet wird) benötigst, um Zugang zu erhalten. Auch eine 2-Faktor-Identifizierung mittels FIDO-2-USB-Stick* bietet zusätzliche Sicherheit.

• Regelmäßige Software- und Betriebssystemupdates: Cyberkriminelle nutzen oft bekannte Schwachstellen in veralteten Programmen und Betriebssystemen. Mit regelmäßigen Updates sorgst du dafür, dass diese Lücken geschlossen werden.

• Firewall und Virenschutz: Eine Firewall agiert wie ein Wachmann vor dem Eingang zu deiner Praxis. Sie lässt nur berechtigte Besucher herein und hält Schadprogramme draußen. Ein gutes Virenschutzprogramm wiederum funktioniert wie eine Art Immunsystem, indem es Bedrohungen erkennt und eliminiert, bevor sie Schaden anrichten können.

• Sicherheitsbackups und Datenwiederherstellungspläne: Selbst mit den besten Schutzmaßnahmen gibt es keine 100%ige Garantie, dass nichts schiefgehen wird. Daher ist es wichtig, regelmäßig Backups deiner Daten zu erstellen und sicher aufzubewahren, idealerweise sowohl lokal als auch in der Cloud (natürlich DSGVO-konform). Und falls doch einmal etwas passiert, solltest du einen Plan haben, wie die Daten wiederhergestellt werden können.

Mit diesen grundlegenden Maßnahmen legst du ein solides Fundament für die Cybersicherheit in deiner Praxis. Es mag vielleicht anfangs etwas Aufwand sein, aber dieser Einsatz zum Schutz deiner Patientendaten und deiner Reputation kann sich am Ende mehr als auszahlen.

4. Schulung des Praxisteams

Auch das beste Sicherheitssystem nützt wenig, wenn die menschlichen Glieder in der Kette nicht gut informiert und vorbereitet sind. Dein Praxisteam ist in vielen Fällen die erste Verteidigungslinie gegen Cyberbedrohungen. Entscheidend sind in diesem Zusammenhang regelmäßige IT-Schulungen.

• Wichtigkeit der Aufklärung über Cybersicherheitsbedrohungen: Bevor man eine Bedrohung abwehren kann, muss man sie erkennen. Erkläre deinem Team, welche Risiken bestehen und warum Cybersicherheit so wichtig ist. Ein informiertes Team ist ein aufmerksames Team.

• Regelmäßige Schulungen und Workshops: Die Bedrohungslandschaft in Sachen IT ändert sich ständig. Neue Risiken tauchen auf, alte verschwinden. Regelmäßige Schulungen stellen sicher, dass dein Team stets auf dem neuesten Stand ist. Überlege, ob externe Experten für Workshops in deine Praxis kommen könnten oder ob Online-Seminare sinnvoll sind.

• Das Erkennen von Phishing-Versuchen und Virenschutz: Trainiere dein Team, verdächtige E-Mails und Nachrichten zu erkennen. Ein einziger falscher Klick kann gravierende Folgen haben. Außerdem sollte jede und jeder im Team wissen, wie Virenschutz funktioniert und was zu tun ist, wenn ein Virus entdeckt wird.

• Sicherheitsbackups und Datenwiederherstellungspläne: Alle im Team sollten wissen, wie und wann Backups erstellt werden und wo sie gespeichert sind. Im Falle eines Datenverlusts ist es entscheidend, schnell zu handeln. Ein klarer Plan, den jeder kennt, kann hierbei Gold wert sein.

Vergiss nicht: Jeder in deiner Praxis, von der Rezeption bis zu angestellten Ärztinnen und Ärzten, spielt eine Rolle in der Cybersicherheit. Eine gut geschulte Mannschaft ist deine beste Verteidigung gegen mögliche IT-Risiken.

5. Richtlinien für mobile Geräte

Mobile Geräte haben in vielen Arztpraxen Einzug gehalten. Sie erleichtern den Arbeitsalltag, bringen aber auch eigene Sicherheitsherausforderungen mit sich. Wie gehst du also sicher mit Tablets, Smartphones und Co. um?

• Nutzung von praxiseigenen Geräten versus privaten Geräten: Es ist empfehlenswert, für dienstliche Zwecke ausschließlich praxiseigene Geräte zu nutzen. Diese können gezielt gesichert und konfiguriert werden. Private Geräte bergen das Risiko, dass sie nicht denselben Sicherheitsstandards entsprechen und damit Angriffsflächen bieten. Wenn es unvermeidlich ist, private Geräte zu nutzen, sollte zumindest eine strikte Trennung zwischen beruflichen und privaten Daten und Apps erfolgen.

• Verschlüsselung von Daten: Mobile Geräte gehen leichter verloren oder werden gestohlen als stationäre Computer. Um in solchen Fällen den Datenzugriff durch Unbefugte zu verhindern, sollten alle auf dem Gerät gespeicherten Daten verschlüsselt sein. Moderne Geräte bieten hierfür oft eingebaute Lösungen an, die du unbedingt nutzen solltest.

• Sichere Apps und Programme für mobile Kommunikation: Nicht jede App ist sicher. Besonders, wenn es um die Kommunikation von Patientendaten geht, solltest du sehr wählerisch sein. Nutze Apps, die speziell für den medizinischen Bereich entwickelt wurden, DSGVO-konform sind und einen hohen Sicherheitsstandard aufweisen. Auch hier gilt: regelmäßige Updates sind Pflicht, um bekannt gewordene Sicherheitslücken zu schließen.

Mobilität bietet viele Vorteile, erfordert aber auch ein hohes Maß an Achtsamkeit. Mit den richtigen Richtlinien und einem bewussten Umgang mit den Geräten stellst du sicher, dass deine Patientendaten auch unterwegs sicher sind.

6. Datenmanagement und -speicherung

Patientendaten sind das Herzstück deiner Praxis und verdienen höchste Sicherheitsstandards. Wie du diese Daten sicher verwaltest und speicherst, spielt eine entscheidende Rolle.

• Verschlüsselung von Patientendaten: Es ist nicht nur ratsam, sondern essenziell, dass alle Patientendaten verschlüsselt werden. Selbst wenn Daten abgefangen oder gestohlen werden, bleiben sie durch die Verschlüsselung unleserlich für Unbefugte. Moderne Praxisverwaltungssysteme bieten in der Regel entsprechende Verschlüsselungsoptionen an. Stelle sicher, dass diese auch aktiviert sind.

• Sichere Datenspeicherung (lokal vs. Cloud): Wo speicherst du die Daten deiner Patienten? Lokale Speicherlösungen, wie Server in der Praxis, bieten den Vorteil, dass du die volle Kontrolle über die physischen Daten hast. Aber auch Cloud-Lösungen können sicher sein, wenn sie von renommierten Anbietern stammen, die Daten vor der Übertragung verschlüsselt werden und die Speicherung DSGVO-konform erfolgt. Sie bieten zudem den Vorteil, von überall Zugriff auf die Daten zu haben und sich nicht um Hardware-Wartung kümmern zu müssen. Wäge Vor- und Nachteile beider Optionen ab und entscheide, was für deine Praxis am besten passt.

• Zugriffsbeschränkungen und -protokolle: Nicht jeder in der Praxis sollte Zugriff auf alle Patientendaten haben. Richte differenzierte Zugriffsrechte ein. Der Empfang muss vielleicht nicht dieselben Daten einsehen können wie du als Ärztin oder Arzt. Zusätzlich solltest du regelmäßige Zugriffsprotokolle führen, in denen festgehalten wird, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat. Dies bietet nicht nur Sicherheit, sondern auch Transparenz im Falle eines Datenlecks.

Ein sorgsames Datenmanagement schützt nicht nur die Integrität deiner Praxis, sondern auch das Vertrauen deiner Patienten. Investiere daher Zeit und Ressourcen in sichere Datenspeicherung.

7. Was tun bei einem Cyberangriff in der Arztpraxis?

Auch bei bester Vorsorge kann es zu Sicherheitsvorfällen kommen. In solchen kritischen Momenten ist ein klarer Kopf und strukturiertes Handeln gefragt.

• Sofortmaßnahmen und Handlungsplan: Bei Verdacht auf einen Cyberangriff solltest du zuerst die betroffenen Systeme vom Netzwerk trennen, um eine mögliche weitere Ausbreitung zu verhindern. Informiere dein Praxisteam, sodass alle Bescheid wissen und gegebenenfalls Maßnahmen ergreifen können. Ein vorher festgelegter Handlungsplan, der Schritt für Schritt abgearbeitet wird, gibt dir Sicherheit und Struktur in dieser hektischen Phase.

• Information der Patienten und relevanter Behörden: Die Privatsphäre deiner Patienten hat höchste Priorität. Wenn personenbezogene Daten von einem Cyberangriff betroffen sind, muss gemäß Artikel 33 DSGVO die zuständige Aufsichtsbehörde informiert werden. In Deutschland sind solche Meldungen innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden des Vorfalls verpflichtend.

• Zusammenarbeit mit IT-Sicherheitsexperten: Im Falle eines Vorfalls ist professionelle Hilfe unerlässlich. IT-Sicherheitsexperten können den Vorfall analysieren, die Lücke schließen und dir Empfehlungen für die Zukunft geben. Sorge dafür, dass du im Notfall schnell Kontakt zu solchen Experten herstellen kannst, etwa durch vorherige Vereinbarungen oder Partnerschaften.

Ein Cyberangriff ist immer eine Herausforderung, aber mit dem richtigen Vorgehen kannst du den Schaden minimieren und das Vertrauen deiner Patienten erhalten oder wiederherstellen.

8. Macht eine Cyberversicherung für die Arztpraxis Sinn?

Eine Cyberversicherung, auch Cyber-Risikoversicherung genannt, bietet Schutz vor den finanziellen Folgen von Cyberangriffen. Dazu zählen beispielsweise Kosten, die durch Datenverlust, Systemausfälle, die Wiederherstellung von Systemen und Daten, rechtliche Streitigkeiten und Ansprüche Dritter entstehen können. Einige Policen decken sogar die Kosten für Krisenkommunikation und das Management des Rufs nach einem Datenleck ab.

Wovor schützt eine Cyberversicherung für Arztpraxen?

• Finanzielle Absicherung: Die finanziellen Folgen eines Cyberangriffs können beträchtlich sein – von Lösegeldforderungen über Schadenersatzklagen bis hin zu Bußgeldern wegen Verletzungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Eine Cyberversicherung kann helfen, diese unerwarteten Kosten zu decken.

• Rechtliche Unterstützung: Im Falle eines Cyberangriffs kann es zu rechtlichen Auseinandersetzungen. Viele Cyberversicherungen bieten Unterstützung durch spezialisierte Rechtsberatung.

• Unterstützung bei der Krisenbewältigung: Neben der finanziellen Absicherung bieten einige Cyberversicherungen auch Unterstützung im Krisenmanagement, zum Beispiel durch PR-Beratung, um den Ruf der Praxis nach einem Datenleck zu schützen.

• Ressourcen für die Wiederherstellung: Nach einem Cyberangriff schnell wieder zum normalen Praxisbetrieb zurückzukehren, ist essenziell. Cyberversicherungen können Experten zur Wiederherstellung von Daten und Systemen bereitstellen.

Was sollte man bei der Auswahl einer Cyberversicherung beachten?

• Deckungsumfang: Prüfe genau, welche Risiken abgedeckt sind. Nicht jede Police deckt alle denkbaren Szenarien ab.

• Selbstbeteiligung: Wie hoch ist der Eigenanteil im Schadensfall?

• Spezialisierung auf den Gesundheitssektor: Einige Anbieter haben sich auf den medizinischen Bereich spezialisiert und bieten maßgeschneiderte Lösungen an.

• Unterstützungsleistungen: Welche Unterstützung bietet die Versicherung im Schadensfall? Gibt es Zugang zu IT-Forensikern, Rechtsberatung und Krisenkommunikationsexperten?

Eine Cyberversicherung ersetzt keine Cybersicherheitsmaßnahmen, sondern ergänzt diese. Zu einer Zeit, in der das Risiko für Cyberangriffe ständig wächst, kann eine solche Versicherung eine wertvolle Investition sein.

Mehr zum Thema Versicherungen findest du auch in unserem Ratgeber Versicherungen.

Fazit

Mit der zunehmenden Digitalisierung des Gesundheitswesens kommt der Cybersicherheit in der Arztpraxis eine immer größere Bedeutung zu. Dabei geht es neben der Abwendung finanzieller Schäden auch darum, das Vertrauen der Patienten zu erhalten und den guten Ruf der Praxis zu bewahren.

• Proaktive Maßnahmen: Angriff ist bekanntlich die beste Verteidigung – und das gilt auch hier. Indem du proaktiv handelst und präventive Sicherheitsmaßnahmen ergreifst, minimierst du das Risiko von IT-Sicherheitsvorfällen erheblich.

• Regelmäßige Überprüfung: Die Bedrohungslandschaft wandelt sich stetig. Daher ist es essentiell, die Sicherheitsrichtlinien deiner Praxis regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren. Nur so bleibst du immer einen Schritt voraus.

• Kontinuierliche Schulung: Technik allein reicht nicht aus. Dein Praxisteam ist ein wichtiger Baustein in der Sicherheitskette. Durch regelmäßige Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen stellst du sicher, dass alle im Team auf dem neuesten Stand sind und Sicherheitsrisiken minimiert werden.

Abschließend sei gesagt: Cybersicherheit ist eine kontinuierliche Aufgabe. Mit Engagement, Vorsicht und regelmäßiger Weiterbildung kannst du deine Praxis jedoch effektiv schützen.

Weiterführende Ressourcen

Wenn du dich eingehender mit dem Thema Cybersicherheit beschäftigen möchtest, bieten folgende Bücher einen guten Einstiegspunkt.

• IT-Sicherheit für Dummies* von Rainer W. Gerling und Sebastian R. Gerling

• The Human Firewall: Wie eine Kultur der Cyber-Sicherheit geschaffen wird* von Florian Jörgens

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